Menurut Burns dan Stalker ada dua jenis struktur organisasi yang sangat kontras yaitu desain organisasi mekanistik dan desain organisasi mekanik. Lingkungan eksternal berkaitan dengan struktur organisasi. Ketika lingkungan eksternal stabil, internal organisasi dikelola dengan peraturan, prosedur dan hirarki wewenang yang jelas. Semua keputusan manajerial dibuat pada tingkat puncak, dan sentralisasi weenang yang kuat, atau struktur organisasi mekanistik. Namun jika organisasi menghadapi perubahan lingkungan yang cepat, memiliki struktur organisasi yang berbeda, organisasi bersifat adaptif dan spontan. Aturan umumnya tidak tertulis, hirarki wewenang tidak jelas, dan wewenang pengambilan keputusan tersebar luas, maka disebut struktur organisasi organik.
Struktur Organisasi Mekanistik dan Organik
Mekanistik Organik :
- Tugas dibagi dalam spesialisasi tinggi
- Tugas diterapkan secara jelas dan kaku
- Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara kaku dengan banyak aturan
- Pengendalian tugas sentralistis, tugas diarahkan dari puncak organisasi
- Komunikasi bersifat vertikal melalui hirarki formal
- Spesialisasi tugas tidak begitu tinggi, pekerja melakukan beragam tugas untuk menyelesaikan tugas kelompok
- Tugas tidak dirinci secara ketat, karyawan dapat menyesuaikan dan merumuskan kembali tugas nya melalui interaksi sesama karyawan
- Hirarki wewenang dan pengendalian dilakukan secara informal dan sedikit aturan
- Pengendalian tugas berada pada tiap bagian dalam organisasi
- Komunikasi bersifat horisontal, karyawan dapat berkomunikasi dengan siapa saja yang diperlukan dalam organisasi
1. Struktur Organisasi Birokratik
Struktur organisasi birokratik merupakan contoh dari struktur organisasi yang sangat mekanistik. Secara singkat birokrasi adalah sekumpulan atau serangkaian pengorganisasian kantor atau organisasi dengan cermat, dengan melaksanakan fungsi spesialisasi sesuai dengan kejelasan peran dan prosedur. Konsep Weber tentang birokrasi idealnya ditujukan untuk struktur organisasi yang besar. Atribut birokrasi adalah rasionalitas dan efisiensi. Struktur birokrasi memilki karakteristik sebagai berikut:
a) Pembagian kerja atas dasar spesialisasi fungsional
b) Penentuan hirarki wewenang dengan baik
c) Sistem aturan mengatur hak dan kewajiban pekerja
d) Hubungan bersifat impersonal
e) Promosi dan seleksi didasarkan pada keahlian yang kompeten
f) Komunikasi dan catatan tertulis
Kebaikan dan Kelemahan Struktur Organisasi Birokrasi
Kebaikan
1. Efisiensi secara teknik
2. Mengurangi popularitas
3. Prestasi dapat diperkiraan
4. Keamanan kerja
5. Kompeten secara teknis
6. Meminimalkan kebutuhan akan pengarahan
7. Menghindari tindakan menuruti kata hati
Kelemahan
1. Perilaku kaku
2. Kepribadian birokratis
3. Menentang perubahan
4. Prinsip perlahan-lahan
2. Struktur Organisasi Sistem Empat
Dikemukakan Rennis Likert, kepemimpinan organisasi mengembangkan sistem manajemen yang berbeda yang dapat digambarkan berada di sepanjang suatu kontinum (eksploitatif/ otoritatif pada satu ujung, menuju partisipatif/ orientasi kelompok pada ujung yang lain. Likert menganalisis empat karakteristik operasi organisasi:
a) Gaya pertama, eksploitatif/otoritatif: bercirikan ancaman hukuman, sikap bermusuhan, komunikasi ke bawah, dan ketidakpercayaan, semua keputusan dan penetapan tujuan ditetapkan oleh manajer puncak
b) Gaya kedua, benovelen/otoritatif: agak kurang mengancam/bermusuhan, manajemen lebih baik hati tapi semua keputusan dan penetapan tujuan ada di bawah kendali manajer puncak
c) Gaya ketiga, konsultatif: melibatkan koordinasi dengan bawahan, gagasan dan kepentingan karyawan dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan dan penetapan tujuan dengan pembatasan
d) Gaya keempat, sistem partisipasi/orientasi kelompok: merupakan kondisi ideal, meliputi saluran komunikasi terbuka, tanggung jawab dan inisiatif yang luas sebagai bagian dari individual, kelompok, proses pengambilan keputusan pada semua tingkatan melalui kelompok, wewenang desentralisasi, partisipasi luas dalam proses penetapan tujuan, dan proses manajemen yang menunjukan tingkat kepercayaan yang tinggi pada bawahan.
Menurut Likert sistem empat adalah ideal walaupun pada karakteristik manajemen tertentu bersifat terbatas, misalnya tidak menganjurkan rentang kendali atau departementasi. Likert mengidentifikasi ada tiga prinsip yang harus diikuti dalam desain organisasi:
a) Prinsip dari hubungan suportif: Prinsip teori Likert menunjukkan hubungan antara atasan dan bawahan sangat penting terhadap struktur dan fungsi organisasi. Prinsip koordinasi yang ideal adalah saling menyesuaikan, karena memberikan keleluasaan pribadi.
b) Supervisi dan pengambilan keputusan kelompok: Proses pengambilan keputusan kelompok lebih unggul dari pengendalian organisasi secara tradisional yang bersifat hierarki. Walaupun atasan masih bertanggung jawab terhadap semua keputusan yang diambil oleh kelompok, atas pelaksanaan dan hasilnya.
c) Aspirasi prestasi yang lebih tinggi: baik manajemen atau pekerja harus memiliki keinginan akan prestasi kerja yang tinggi. Hal tersebut dapat dicapai melalui mekanisme pekerja dapat membantu menetapkan tujuan yang tinggi dan sekaligus dapat memuaskan kebutuhannya. Desain organisasi tersebut sesuai dengan kepentingan dan tujuan organisasi dari berbagai sudut pandang seperti pekerja, pemilik perusahaan, pemegang saham, pelanggan dan pemasok.
Siklus Kehidupan Organisasi
Variabel penting yang mempengaruhi desain organisasi adalah umur atau kematangan organisasi. Struktur organisasi, gaya kepemimpinan, dan sistem administrasi mengikuti pola perkembangan dan perkembangan dan perubahan yang diperkirakan sejalan dengan kemajuan organisasi. Ada empat tahapan utama untuk menjelaskan siklus kehidupan organisasi:
1. Tahap 1: enterpreneur
Saat organisasi pertama dibentuk, penekanannya adalah pada bagaimana menciptakan produk yang dapat diterima oleh pasar. Organisasi masih kecil sehingga pengelolalaan dilakukan oleh seseorang dengan struktur organisasi organik. Semua tenaga tercurah untuk aktivitas teknik produksi dan pemasaran produk. Organisasi butuh kepemimpinan dinamis untuk naik pada tahap berikutnya.
2. Tahap 2: kolektivitas
Jika krisis kepemimpinan teratasi, dan jika organisasi menerima pengarahan dan pengendalian manajerial, sturktur organisasi formal mulai muncul. Departemen dibentuk atas pembagian kerja bersama-sama dengan hirarki wewenang. Strukturnya masih organik di mana anggota berinteraksi dengan bebas. Untuk naik pada tahap ke tiga organisasi butuh pendelegasian wewenang dan tangung jawab. Krisis otonomi bisa terjadi jika manajer puncak berhasil karena kepemimpinannya kuat dan visinya tidak mau melepaskan tanggung jawabnya. Sehingga organisasi ada pada struktur mekanistik dengan koordinasi dan pengendalian departemen yang memungkinkan peningkatan tingkat wewenang tanpa supervisi dari manajer puncak.
3. Tahap 3: formalisasi
Karakteristik birokratik mulai muncul, dukungan staf dan kelompok serta prosedur formal dan kejelasan pembagian kerja meningkat. Manajer puncak harus memusatkan perhatian pada perencanaan dan strategi , dan menyerahkan kegiatan operasional harian ke manajer bawah. Sistem insentif, bonus eksekutif, dan profit sharing dapat diterapkan untuk memotivasi manajer agar mereka bekerja sepenuhnya bagi kemajuan organisasi. Jika organisasi berhasil menerapkan koordinasi dan sistem pengendalian, maka pengembangan dan efektivitas operasional akan berlangsung lancar. Agar dapat meningkat ke tahap empat, organisasi harus mampu menyelesaikan masalah formalitas yang terlalu tinggi dan birokratis. Organisasi cenderung mengembangkan sistem dan program yang dapat membuat organisasi semakin besar dan kuat.
4. Tahap 4: elaborasi
Jika organisasi dapat mengurangi prosedur birokrasi yang tidak perlu, organisasi akan masuk pada tahap elaborasi. Pada tahap ini organisasi akan menjadi besar dan cenderung birokratis dengan aturan, prosedur, dan sistem pengendalian yang ekstensif. Prosedur ketat ini dapat mengurangi efektivitas organisasi sehingga dapat menyebabkan penurunan (decline). Tenaga dan pikiran terpusat pada mempertahankan organisasi daripada memunculkan inovasi dan gagasan kreatif. Jika hal tersebut terjadi maka yang harus dilakukan adalah pembaharuan secara periodik.
Sumber:
http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar